Biểu mẫu là một thành phần quan trọng trong việc làm việc với Access. Tuy nhiên, nếu bạn chưa quen thuộc với công cụ Office này, có lẽ bạn chưa biết biểu mẫu là gì và cách sử dụng nó. Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm biểu mẫu cũng như chức năng và cách tạo biểu mẫu trong Access qua bài viết này.
Mục lục
1. Biểu mẫu là gì?
Biểu mẫu, được gọi là Form trong Access, là đối tượng giúp bạn nhập và hiển thị dữ liệu một cách trực quan, có hệ thống, và dễ dàng thực hiện các chức năng trong một ứng dụng hoặc cơ sở dữ liệu. Trong Access, biểu mẫu là giao diện người dùng cho một cơ sở dữ liệu. Nó cung cấp một cách dễ nhìn và sử dụng để nhập liệu và chỉnh sửa dữ liệu theo mong muốn. Các thao tác với biểu mẫu dựa trên các nút lệnh do người thiết kế hoặc lập trình tạo ra.
Có hai cách để tạo biểu mẫu trong Access:
- Sử dụng Form Wizard: Đây là cách đơn giản và nhanh chóng để tạo biểu mẫu, tuy nhiên form được tạo ra có một số hạn chế và không thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của người dùng.
- Sử dụng Form Design View: Đây là công cụ hoàn chỉnh để tạo biểu mẫu và có thể đáp ứng được tất cả các nhu cầu của người dùng.
2. Chức năng chính của biểu mẫu
Biểu mẫu có hai chức năng chính là cập nhật và hiển thị dữ liệu. Biểu mẫu trong Access có nhiều ưu điểm như:
- Nhập dữ liệu cho nhiều trường và bảng khác nhau.
- Lọc dữ liệu dễ dàng.
- Cung cấp giao diện thân thiện và gần gũi.
- Điều khiển để thực thi các chương trình.
3. Cấu trúc biểu mẫu và loại điều khiển
Một biểu mẫu gồm ba thành phần chính: Header (phần đầu form), Detail (chi tiết nội dung form), và Footer (phần kết xuất hiện cuối form). Mọi đối tượng trong biểu mẫu đều được gọi là điều khiển (control). Có ba loại điều khiển chính:
- Điều khiển bị buộc (Bound Control): Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.
- Điều khiển không bị buộc (Unbound Control): Thông tin của biểu mẫu không liên kết với dữ liệu.
- Điều khiển tính toán (Calculated Control): Giá trị được tính toán từ các giá trị khác.
Người dùng cũng có thể tra cứu và cập nhật thông tin trong cơ sở dữ liệu.
4. Cách làm việc với biểu mẫu
Có hai phương pháp để làm việc với biểu mẫu trong Access: tạo biểu mẫu mới và chỉnh sửa biểu mẫu trong chế độ thiết kế.
4.1. Tạo mới biểu mẫu
Bạn có thể tạo mới biểu mẫu dễ dàng theo hai cách sau:
- Cách 1: Nháy đúp vào “Create Form in Design View” để tự thiết kế và tạo biểu mẫu mới.
- Cách 2: Nháy đúp vào “Create Form by Using Wizard” để sử dụng thuật sĩ tạo sẵn biểu mẫu theo chế độ mặc định.
Bạn cũng có thể kết hợp giữa việc sử dụng thuật sĩ và thiết kế biểu mẫu theo ý mình. Nhấn “Create Form by Using Wizard” > Chọn bảng hoặc truy vấn > Thêm các trường vào mẫu từ “Available Fields” > Nhấn “Next” để bắt đầu tạo biểu mẫu.
4.2. Chỉnh sửa trong chế độ thiết kế
Bạn có thể chỉnh sửa biểu mẫu có sẵn bằng cách mở biểu mẫu và chuyển sang chế độ thiết kế để thay đổi hình thức và chi tiết. Bạn có thể thực hiện các công việc như:
- Thay đổi tiêu đề.
- Thay đổi phông chữ.
- Thay đổi kích thước trường bằng cách kéo dãn hoặc thu phóng.
- Di chuyển vị trí các trường.
Sau khi hoàn thành các thay đổi cần thiết, hãy lưu biểu mẫu lại.
5. Các chế độ làm việc với biểu mẫu
Có hai chế độ làm việc với biểu mẫu: chế độ biểu mẫu và chế độ thiết kế.
5.1. Chế độ biểu mẫu
Chế độ biểu mẫu là chế độ thân thiện với giao diện quen thuộc và thường được sử dụng để cập nhật dữ liệu. Bạn có thể mở chế độ biểu mẫu bằng các cách sau:
- Cách 1: Nháy đúp vào biểu mẫu có sẵn.
- Cách 2: Chọn biểu mẫu rồi nhấn nút.
- Cách 3: Chọn “Form View” nếu đang ở chế độ thiết kế.
5.2. Chế độ thiết kế
Chế độ thiết kế được sử dụng khi bạn muốn tùy chỉnh thiết kế, bố cục, và nội dung của biểu mẫu. Chế độ thiết kế cho phép bạn:
- Thêm/xóa, thay đổi kích thước, vị trí các trường dữ liệu.
- Định dạng phông chữ, kích thước chữ cho tiêu đề, nội dung trường dữ liệu.
- Tạo các nút lệnh như đóng form, di chuyển đến bản ghi đầu hoặc bản ghi cuối để dễ dàng thao tác với dữ liệu.
Để chuyển sang chế độ thiết kế, bạn có thể làm theo hai cách sau:
- Cách 1: Chọn biểu mẫu rồi nhấn nút.
- Cách 2: Nhấn nút nếu đang ở chế độ biểu mẫu.
6. Cách tạo biểu mẫu làm việc
Nếu bạn cần tạo một biểu mẫu cho công việc hoặc bất kỳ mục đích nào khác, bạn có thể làm theo hai cách đơn giản sau:
- Cách 1: Nhấn “Create Form by Design View” để tự thiết kế.
- Cách 2: Nhấn “Create Form by Using Wizard” để sử dụng thuật sĩ.
Bạn cũng có thể kết hợp hai cách trên theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấn “Form Wizard”.
- Bước 2: Chọn bảng hoặc truy vấn > Chọn các trường từ “Available Fields” > Nhấn “Next” để tiếp tục.
Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh bố cục, kiểu biểu mẫu, và đặt tên cho biểu mẫu.
Đừng quên lưu biểu mẫu trước khi đóng file.
7. Kết luận
Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm và cách sử dụng biểu mẫu trong Access. Bạn cũng có thể theo dõi các tin tức công nghệ và kiến thức đời sống khác trên kênh Dchannel. Hãy “MUA ĐIỆN THOẠI ĐẾN DI ĐỘNG VIỆT” nhé!
*Xem thêm:
- Cận bao nhiêu độ là nặng? Những nguy hiểm khi cận nặng
- Frame Rate là gì? Các chuẩn FPS được sử dụng phổ biến
- Tài khoản Zalo bị khóa – Cách mở lại tài khoản trong 5 phút
- Sao lưu iCloud là gì? Cách sao lưu iCloud khôi phục dữ liệu
Di Động Việt
