Hướng dẫn sửa lỗi công thức phổ biến trong Google Sheets

Sử dụng Google Sheets để tính toán không tránh khỏi các lỗi, mỗi loại lỗi lại có thông báo khác nhau. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sửa các lỗi công thức phổ biến trong Google Sheets.

Lỗi phân tích cú pháp công thức là gì?

Trước khi tìm hiểu các lỗi khác nhau, chúng ta cần hiểu lỗi phân tích cú pháp công thức nghĩa là gì? Đó là khi Google Sheets không thể hiểu công thức bạn nhập vào. Khi không thể đáp ứng yêu cầu công thức, Sheets sẽ trả về một thông báo lỗi.

Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, từ lỗi chính tả đến lỗi toán học. Hiểu ý nghĩa của các thông báo lỗi và tìm cách khắc phục là rất quan trọng để sử dụng công thức trong Google Sheets một cách dễ dàng hơn.

Dưới đây là 9 thông báo lỗi phổ biến nhất trong Google Sheets và cách khắc phục.

Một cửa sổ thông báo lỗi phân tích cú pháp công thức, không cho nhập công thức khác.

Bạn nghĩ rằng đã hoàn thành công thức và nhấn Enter. Ngay lập tức, một cửa sổ thông báo hiện lên với thông báo như hình dưới đây.

Đây là một lỗi cơ bản và hiếm khi gặp phải. Tuy nhiên, nếu gặp phải, có thể do bạn vô tình nhấn phím “Enter” thêm vào cuối công thức.

Cách sửa lỗi này

Hãy cố gắng tránh điều này ngay từ đầu bằng cách kiểm tra công thức trước khi nhấn Enter. Đảm bảo rằng bạn không thiếu tham chiếu ô và không có bất kỳ ký tự không mong muốn nào khác.

Thông báo lỗi #N/A

Các lỗi #N/A xảy ra khi công thức phân tích chỉ ra rằng một giá trị tìm kiếm không tồn tại.

Lỗi này thường xảy ra khi bạn sử dụng các công thức tra cứu (ví dụ như VLOOKUP) và không tìm thấy cụm từ tìm kiếm. Lỗi này không phải là sai công thức, vì vậy bạn không cần phải xóa nó. Thay vào đó, bạn có thể hiển thị một thông báo tùy chỉnh, chẳng hạn như “Không tìm thấy kết quả” thay vì thông báo lỗi #N/A mặc định.

Cách sửa lỗi #N/A

Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR.

= IFERROR (công thức ban đầu, giá trị để hiển thị nếu công thức ban đầu có lỗi)

Trong ví dụ về hàm VLOOKUP này, công thức đầy đủ sẽ giống như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(Từ khóa tìm kiếm, Bảng, Chỉ mục cột, FALSE),"Không tìm thấy cụm từ tìm kiếm")

Trong đó, “Không tìm thấy cụm từ tìm kiếm” là thông báo được hiển thị thay vì thông báo lỗi #N/A.

Thông báo lỗi #DIV/0!

Lỗi #DIV/0! xảy ra khi chia một số cho 0. Điều này có thể xảy ra khi số bị chia là 0 hoặc ô trống. Ví dụ: công thức =A/0.

Một ví dụ khác là sử dụng hàm AVERAGE để tính giá trị trung bình với một phạm vi trống, ví dụ: =AVERAGE(A1:A10).

Cách sửa lỗi #DIV/0!

Kiểm tra xem mẫu số có phải là 0 hoặc ô trống không. Ví dụ: trong trường hợp dưới đây, công thức =SUM(A1:A7) cho kết quả là 0, gây ra lỗi. Vì vậy, hãy kiểm tra xem kết quả mẫu số của bạn có bằng 0 hay không.

Nếu sau khi kiểm tra mà công thức vẫn đúng, thì thông báo lỗi #DIV/0! sẽ không được hiển thị đẹp. Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để bao bọc công thức hiện tại và chỉ định kết quả khi lỗi #DIV/0! xảy ra.

Thông báo lỗi #VALUE!

Thông báo lỗi này thường xảy ra khi công thức của bạn có kiểu dữ liệu đầu vào không thống nhất. Ví dụ, thực hiện phép toán trên giá trị văn bản thay vì giá trị số. Hoặc khoảng trống trong ô công thức cũng có thể gây ra lỗi này.

Trong ví dụ này, ô B1 chứa một khoảng trắng là một giá trị chuỗi và gây ra lỗi #VALUE! do Sheets không thể thực hiện phép toán trên đó.

Một nguyên nhân khác gây ra lỗi #VALUE! là trộn các định dạng ngày của Mỹ (MM/DD/YYYY) và các quốc gia khác (DD/MM/YYYY).

Cách sửa lỗi #VALUE!

Tìm kiếm bất kỳ văn bản/số nào có thể không khớp hoặc các ô chứa khoảng trống. Nếu bạn nhấp vào một ô và con trỏ nhấp nháy có khoảng trống giữa chính nó và phần tử bên cạnh, thì bạn có một khoảng trống ở đó.

Các ô có thể nhìn trống vì không có số nhưng vẫn chứa khoảng trắng, như trong ví dụ dưới đây.

Hoặc khoảng trống giữa định dạng ngày, tháng, năm cũng sẽ không hoạt động.

Thông báo lỗi #REF!

Lỗi #REF! xảy ra khi có tham chiếu không hợp lệ trong công thức. Ví dụ, tham chiếu đến một ô đã bị xóa hoặc phạm vi vượt ra khỏi giới hạn trang tính.

Trong ví dụ này, công thức ban đầu là =A1*B1, nhưng khi xóa cột A, công thức bị lỗi do thiếu tham chiếu.

Lỗi #REF! cũng xảy ra khi phát hiện phụ thuộc vòng tròn (khi công thức tham chiếu đến chính nó).

Cách sửa lỗi #REF!

Trước hết, hãy đọc thông báo lỗi để xác định loại lỗi #REF! bạn cần giải quyết.

Đối với các tham chiếu đã bị xóa, hãy tìm lỗi #REF! trong công thức của bạn và thay thế lỗi #REF! bằng tham chiếu chính xác đến một ô hoặc dải ô.

Đối với các lỗi tra cứu ngoài giới hạn, hãy xem kỹ công thức và kiểm tra kích thước phạm vi với bất kỳ chỉ mục hàng hoặc cột nào bạn đang sử dụng.

Đối với các phụ thuộc vòng tròn, hãy tìm tham chiếu gây ra sự cố (tức là nơi bạn cũng tham chiếu đến ô hiện tại bên trong công thức của mình) và sửa đổi nó.

Thông báo lỗi #NAME?

Lỗi này xảy ra khi cú pháp công thức của bạn sử dụng tên hàm không chính xác. Ví dụ, như hình dưới đây, hàm SUM lại nhập thành SUMM.

Lỗi #NAME? cũng xảy ra khi tham chiếu đến một dải ô được đặt tên không thực sự tồn tại hoặc sai.

Lỗi này cũng xảy ra khi công thức thiếu dấu ngoặc kép xung quanh giá trị văn bản, như công thức: = CONCAT(“Thứ nhất”, Thứ hai). Ở đây, “Thứ hai” thiếu dấu ngoặc kép.

Cách sửa lỗi #NAME

Kiểm tra tên hàm của bạn đã chính xác chưa. Sử dụng trình hướng dẫn trợ giúp hàm để giảm khả năng xảy ra lỗi này, đặc biệt là đối với các hàm có tên dài.

Kiểm tra xem bạn đã xác định tất cả các phạm vi được đặt tên trước khi sử dụng chúng trong công thức của mình và chúng đều có cách viết chính xác.

Kiểm tra bất kỳ giá trị văn bản nào được nhập với dấu ngoặc kép bắt buộc.

Cuối cùng, kiểm tra xem bạn đã bỏ lỡ dấu hai chấm trong tham chiếu phạm vi của mình không. Ví dụ, công thức =SUM(A1A10) bị thiếu dấu hai chấm trong tham chiếu, cần sửa lại thành = SUM(A1:A10).

Thông báo lỗi #NUM!

Lỗi này xảy ra khi công thức của bạn chứa các giá trị số không hợp lệ. Ví dụ, sử dụng công thức tính căn bậc hai của một số âm.

Một số hàm khác có thể dẫn đến lỗi #NUM! như hàm SMALL và LARGE. Ví dụ: nếu bạn tìm giá trị thứ n nhỏ nhất trong tập dữ liệu của mình, trong đó n nằm ngoài số giá trị trong tập dữ liệu, bạn sẽ nhận được lỗi #NUM!.

Như hình dưới đây, công thức là tìm số nhỏ thứ 10, nhưng dữ liệu nguồn chỉ có 5 giá trị.

Cách sửa lỗi #NUM!

Bạn cần kiểm tra các đối số trong công thức của mình. Thông báo lỗi sẽ cung cấp gợi ý về phần nào của công thức đang gây ra sự cố.

Thông báo lỗi #ERROR!

Đây là thông báo lỗi phân tích cú pháp công thức. Điều này có nghĩa là Google Sheets không thể hiểu công thức bạn đã nhập, vì nó không thể phân tích cú pháp công thức để thực thi.

Ví dụ, nếu nhập ký hiệu $ theo cách thủ công để đơn vị tiền tệ, Sheets sẽ cho rằng đó là một tham chiếu tuyệt đối. Hoặc bạn đã bỏ dấu “&” khi nối các giá trị văn bản và số.

Trong trường hợp này, công thức phải là ="Tổng "&sum(A1:A3). Một trường hợp khác, cũng có lỗi trên, là nhầm lẫn các dấu ngoặc đóng của một công thức.

Cách sửa lỗi #ERROR!

Hãy kiểm tra kỹ công thức của bạn để đảm bảo rằng nó đúng.

Đảm bảo rằng bạn có đúng số lượng dấu ngoặc và cú pháp nối giữa các giá trị văn bản và số (sử dụng “&”).

Khi muốn hiển thị các giá trị bằng ký hiệu tiền tệ hoặc dưới dạng phần trăm, đừng nhập thủ công “$” hoặc “%”. Thay vào đó, hãy nhập một số đơn giản và sau đó sử dụng các tùy chọn định dạng để thay đổi nó thành kiểu bạn muốn.

Thông báo lỗi #NULL!

Hiện tại, thông báo lỗi #NULL! rất hiếm và hầu như không xảy ra, nhưng về mặt lý thuyết nó vẫn tồn tại. Nếu bạn gặp phải lỗi này, hãy chia sẻ để chúng ta cùng giải quyết.

Các cách khác để xử lý lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets

Tìm đánh dấu màu đỏ trong công thức của bạn để xác định nguồn gốc của lỗi. Điều này sẽ giúp bạn xác định các dấu ngoặc thừa, không cần thiết, được đánh dấu bằng màu đỏ.

Lột vỏ hành tây: Đây là kỹ thuật gỡ lỗi cho các công thức phức tạp và dài. Mở từng hàm bên ngoài trong công thức cho đến khi bạn làm cho nó hoạt động trở lại. Sau đó, bắt đầu thêm lại từng hàm một và xem chính xác bước nào đang gây ra sự cố và khắc phục lỗi đó.

Các cú pháp khác nhau ở các quốc gia khác nhau: Một số quốc gia Châu Âu sử dụng dấu chấm phẩy “;” thay vì dấu phẩy “,”, vì vậy đây có thể là nguyên nhân gây ra lỗi.

Các chức năng giúp xử lý lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets

Thậm chí còn một số chức năng hỗ trợ xử lý lỗi phân tích cú pháp trong Sheets.

=NA() sẽ xuất ra lỗi #N/A.

=ERROR.TYPE(value) sẽ trả về một số tương ứng với loại lỗi.

• 1 cho #NULL!
• 2 cho #DIV/0!
• 3 cho #VALUE!
• 4 cho #REF!
• 5 cho #NAME?
• 6 cho #NUM!
• 7 cho #N/A
• 8 cho tất cả các lỗi khác.

=ISNA(value) kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi #N/A hay không và trả về TRUE nếu là #N/A, ngược lại là FALSE.

=ISERR(value) kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi khác ngoài #N/A hay không.

=ISERROR(value) kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi hay không và trả về TRUE cho bất kỳ lỗi nào.

Các chức năng này được tóm tắt trong bảng sau:

Chức năng	Ý nghĩa
=ISNA(value)	Kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi #N/A hay không
=ISERR(value)	Kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi khác ngoài #N/A hay không
=ISERROR(value)	Kiểm tra xem một giá trị có phải là lỗi hay không
=NA()	Xuất ra lỗi #N/A
=ERROR.TYPE(value)	Trả về một số tương ứng với loại lỗi

Hy vọng với các cách sửa lỗi trên, bạn có thể xử lý các lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets một cách dễ dàng hơn.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

• Hướng dẫn cách chuyển văn bản thành số trong Google Sheets
• Cách sao chép định dạng có điều kiện trong Google Sheets
• Cách sắp xếp dữ liệu theo hàng ngang trong Google Sheets

Cuối cùng, đừng quên tham khảo khóa học Google Sheets của Gitiho. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!