Tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên – Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho không đủ hoặc quá nhiều sẽ gây ra những vấn đề không mong muốn cho doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một thách thức không dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Đòi hỏi sự cẩn thận chính xác từ phía nhân viên và khả năng phân tích và tầm nhìn chiến lược từ người quản lý.

Hiện nay, có hai phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp, đó là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Tuy nhiên, trong mỗi doanh nghiệp, chỉ áp dụng một trong hai phương pháp này.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về phương pháp kê khai thường xuyên trong quản lý hàng tồn kho.

1. Nội dung quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là việc theo dõi hàng hóa một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống. Phương pháp này phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho của hàng hóa. Giá trị hàng xuất có thể tính được vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ khi có yêu cầu báo cáo từ ban lãnh đạo.

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

2. Chứng từ sử dụng trong quá trình kê khai

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
• Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa.

3. Đặc điểm quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

• Phương pháp kê khai thường xuyên linh hoạt và giúp bộ phận kho và các bộ phận liên quan kiểm soát và đánh giá số lượng và giá trị hàng tồn kho trong mọi thời điểm, trong các trường hợp đột xuất.
• Việc theo dõi chặt chẽ giúp điều chỉnh và đưa ra các kế hoạch chiến lược mới nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giảm thiểu các sai sót trong quá trình ghi chép và quản lý.
• Phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với các đơn vị có giá trị hàng tồn kho lớn và sử dụng hàng tồn kho thường xuyên như nguyên vật liệu, vật tư, máy móc, thiết bị công nghệ cao…

4. Các loại tài khoản sử dụng trong quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

• Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”: Được sử dụng để theo dõi giá trị hiện có và biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
• Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”: Sử dụng để phản ánh giá trị các loại nguyên vật liệu đã mua nhưng chưa nhập kho cuối kỳ.
• Ngoài ra, phương pháp này còn sử dụng một số tài khoản khác như 111, 112, 133, 141, 331, 515…

5. Phương pháp hạch toán

a. Hạch toán tổng hợp tăng Nguyên vật liệu:

• Tăng do mua ngoài:
  • TH1: Vật liệu và hóa đơn về cùng thời điểm. Bút toán ghi:
    Nợ TK 152: Giá thực tế
    Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
    Có TK 111, 112, 331, 141, 311,…: Tổng thanh toán
  • TH2: Vật tư chuyển về trước hóa đơn nhận sau.
    • Nếu hóa đơn về trong kỳ: hạch toán như trường hợp 1
    • Cuối kỳ hóa đơn chưa về. Bút toán:
      Nợ TK 152: Giá tạm tính
      Có TK 331
    • Sang tháng sau hóa đơn mới về, kế toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hóa đơn:
      Nợ TK 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính
      Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
      Có TK 331: Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính
  • TH3: Hóa đơn được gửi về trước, hàng hóa vật tư nhận sau.
    • Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1
    • Cuối kỳ vật tư chưa về, bút toán ghi:
      Nợ TK 151: Giá vật tư
      Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
      Có TK 331, 111, 112,…: Tổng số tiền
    • Sang kỳ sau vật tư về, bút toán ghi:
      Nợ TK 152: Nếu nhập kho
      Nợ TK 621, 627, 642… Nếu sử dụng ngay
      Có TK 151

b. Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:

• Nợ TK 621, 627, 641, 641: Theo giá
• Có TK 152: Giá trị xuất

c. Xuất góp liên doanh:

• Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá tài sản:
  Nợ TK 128, 222: Giá trị vốn góp
  Nợ TK 811: Phần chênh lệch tăng
  Có TK 152: Giá trị xuất thực tế
  Có TK 711: Phần chênh lệch giảm

d. Xuất vật liệu bán:

• Phản ánh giá vốn, bút toán ghi:
  Nợ TK 632: Trị giá xuất
  Có TK 152
• Phản ánh Doanh thu:
  Nợ TK 111, 112, 131: Giá bán cả thuế GTGT
  Có TK 511: Giá bán chưa Thuế GTGT
  Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

e. Kiểm kê thiếu NVL:
Nợ TK 1381
Có TK 152

f. Xử lý chỗ thiếu:
Nợ TK 1388, 334, 111, 112: Cá nhân bồi thường
Nợ TK632: Tính vào giá vốn hàng bán
Có TK 1381

g. Xuất cho các mục đích khác:
Nợ TK 154: Thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 1388, 136: Cho vay, cho mượn
Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh
Nợ TK 4312: Viện trợ, biếu tặng
Nợ TK 412: Đánh giá giảm NVL

Hãy tham khảo thêm bài viết sau để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả và phần mềm ERP của BRAVO.