Một trong những căn cứ quan trọng của kế toán về công nợ là giấy báo nợ. Cùng tìm hiểu về khái niệm này và những thông tin quan trọng liên quan trong bài viết sau đây.
Mục lục
1. Giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ, hay còn gọi là debit note, là một công cụ thường được sử dụng trong quá trình mua bán giữa hai doanh nghiệp. Được sử dụng để nhắc nhở người mua thanh toán cho đơn hàng mà họ chưa thanh toán hoặc để điều chỉnh khi xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.
Ngoài ra, giấy báo nợ còn được sử dụng khi người mua muốn yêu cầu hoàn trả số tiền đã trả cho người bán trong trường hợp hàng hóa không đúng hoặc bị hư hỏng, hoặc để hủy bỏ các đơn đặt hàng.
2. Thông tin cần có trong giấy báo nợ
Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về mẫu giấy báo nợ mà các ngân hàng sẽ sử dụng để phát hành. Bên cạnh các thông tin căn bản như tên chứng từ, ngày in chứng từ, số tài khoản, tên doanh nghiệp và mã số khách hàng, giấy báo nợ còn cần chứa thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực. Ngoài ra, giấy báo nợ cần có các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng và giám đốc ngân hàng, kèm theo chữ ký và họ tên.
3. Hướng dẫn ghi giấy báo có
Mỗi ngân hàng sẽ có mẫu giấy báo có khác nhau, nhưng vẫn có các thông tin chung như thông tin công ty hoặc tài khoản, tên ngân hàng, thông tin về giao dịch chuyển tiền vào tài khoản, ngày tháng năm giao dịch, số tiền và loại tiền, tên ngân hàng phát lệnh và tên ngân hàng giữ tài khoản, người chuyển tiền, nội dung giao dịch và chữ ký của kiểm soát viên, giao dịch viên phát hành giấy báo có.
4. Ví dụ về giấy báo nợ
Ví dụ 1: Doanh nghiệp A mua hàng trị giá £200 từ Doanh nghiệp B. Hàng hóa bị hư hỏng và Doanh nghiệp A muốn hoàn trả hàng cho Doanh nghiệp B. Doanh nghiệp A phát hành một giấy ghi nợ chứa thông tin về số tiền mua ban đầu và VAT. Khi Doanh nghiệp B nhận được giấy báo nợ, họ có thể xem xét và chấp thuận yêu cầu và phát hành giấy báo có làm bằng chứng hoàn trả cho Doanh nghiệp A.
Ví dụ 2: Nhà cung cấp, Doanh nghiệp Z, bán và vận chuyển hàng hóa trị giá £5000 cho người mua, Doanh nghiệp X. Doanh nghiệp Z xuất hóa đơn cho Doanh nghiệp X chỉ £4000 do nhầm lẫn. Sau khi nhận ra sai sót, Doanh nghiệp Z phát hành một giấy báo nợ cho Doanh nghiệp X với khoản chênh lệch £1000 để điều chỉnh và giải quyết trong tài khoản phải thu của họ.
Chú ý: Giấy báo nợ không phải là yêu cầu bắt buộc trong giao dịch mua bán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người mua có thể yêu cầu giấy báo nợ để đáp ứng yêu cầu lưu trữ nội bộ của doanh nghiệp.
