Xin chào các bạn! Gần đây, mình nhận được nhiều tin nhắn hỏi về cách Business Analyst (BA) viết tài liệu Functional Specification (FS). Điều này thúc đẩy mình viết một số gợi ý về chủ đề “BA viết FS như thế nào” để chia sẻ cùng các bạn.
Trước khi bắt tay vào viết FS, chúng ta cần hiểu rõ nó là gì và mục đích tồn tại của nó. FS trong Software Development là viết tắt của Functional Specification, tức là Đặc tả chức năng của phần mềm. Nó đơn giản là tài liệu mô tả phần mềm làm được những gì.
Có nhiều cách để viết FS, tùy thuộc vào phạm vi công việc của BA trong từng dự án và công ty. Tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng của FS vẫn là mô tả phần mềm làm được những gì, dù được gọi là SRS (Software Requirement Specification), FRD (Functional Requirement Document), hay User Story.
Trong FS, phía Business và phía Tech sẽ quan tâm đến những phần nào? Phía Business quan tâm đến Business Requirement và Stakeholder Requirement được phát biểu trong FS, để đảm bảo rằng nó đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại của họ. Trong khi đó, phía Tech sẽ tập trung vào Solution Requirement, như Use Case, Business Process Flow, Business Rules, Wireframe hoặc các Diagram khác.
Để hiểu rõ hơn, anh em có thể xem nội dung trong FS như sự giao thoa giữa Business và Tech. Nên mục tiêu cuối cùng của FS là dành cho 2 đối tượng này đọc và hiểu.
Việc viết FS có thể thực hiện trên nhiều nền tảng khác nhau như Word, Excel, PowerPoint, Confluence, Google Docs hoặc bất kỳ platform nào khác hỗ trợ viết tài liệu. Tuy nhiên, việc lựa chọn nền tảng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng thành viên trong nhóm và nhu cầu chia sẻ tài liệu. Confluence là lựa chọn phù hợp khi cần chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm, nhưng Word hoặc Excel cũng đủ đáp ứng nếu chỉ có 1-2 BA hoặc một dự án nhỏ.
Một số quan điểm phổ biến mà chúng ta nên hiểu đúng về việc viết FS là:
- Viết FS không phải là công việc dễ dàng, nó phụ thuộc vào công đoạn phân tích và thiết kế trước đó. Việc định hình bài toán chính là điểm khó khăn lớn nhất.
- Việc viết FS không chỉ đơn thuần là viết văn bản thông thường, mà còn thể hiện kiến thức và kỹ năng thực thi ý đồ một cách rõ ràng và hiệu quả.
- Việc viết FS không chỉ nên dành cho Junior, mà cần sự hỗ trợ và đánh giá kỹ càng từ các thành viên trong nhóm để đảm bảo chất lượng.
Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn hiểu rõ về việc viết tài liệu FS và làm tốt công việc này. Hãy xem viết FS như một quá trình nhanh, gọn, và hiệu quả. Chúc các bạn thành công và hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo!
