Bảng chấm công theo giờ là công cụ quản lý nhân viên phổ biến mà tất cả các nhà quản lý cần nắm vững. Hãy cùng Fastdo tìm hiểu cách lập bảng chấm công theo giờ chi tiết qua bài viết sau đây nhé!
Mục lục
1. Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều bảng chấm công theo giờ nhưng để tìm ra một bảng chấm công đơn giản mà đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp không hề đơn giản. Vì vậy, Fastdo sẽ đưa ra một vài tiêu chí cụ thể để giúp bạn đáp ứng các nhu cầu đó.
Các nội dung cần có trong một bảng chấm công theo giờ sẽ bao gồm:
- Tên công ty
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày chấm công
- Giờ ra
- Giờ vào
- Tổng giờ công
- Số giờ làm thêm
- Xác nhận của người lao động
- Ghi chú (nếu có)
Đó là những thông tin cơ bản mà bất cứ bảng chấm công theo giờ nào cũng cần có. Tuy nhiên, bạn có thể thêm một số thông tin sau để làm bảng chấm công trở nên đầy đủ hơn.
- Ngày, tháng, năm sinh
- Địa chỉ liên hệ
- Bộ phận, phòng ban đang làm việc
Và cuối cùng, mỗi bảng chấm công cần có chữ ký xác nhận từ cả người lao động và đại diện doanh nghiệp, bộ phận trả lương hoặc chấm công.
2. Lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Fastdo cung cấp phần mềm fWork, một giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch, giúp doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch.
2.1 Hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Có 3 bước chính để lập bảng chấm công theo giờ trên Excel:
Bước 1: Lập bảng chấm công:
- Đầu tiên, hình dung bảng chấm công của bạn sẽ có bao nhiêu cột và điền nội dung của từng cột lên đầu.
- Điền đầy đủ thông tin của các cột và thông tin của từng nhân viên.
Bước 2: Thực hiện điền số giờ ra và giờ vào lên cột Excel tương ứng:
- Nếu thực hiện chấm công bằng máy, bạn có thể trích xuất dữ liệu sang Excel.
- Sử dụng chức năng Lọc để lọc ra các dòng không có dữ liệu trong cột Mã NV, sau đó sao chép dữ liệu vào bảng xử lý.
- Dán dữ liệu không tính những dòng bị bỏ trống.
- Copy dữ liệu từ ô D4 đến ô cuối cùng của bảng kết xuất vào bảng chấm công bạn đã tạo ở bước 1 (lưu ý sẽ dùng chức năng Paste Value).
Bước 3: Tính số giờ công:
- Sử dụng công thức sau để tính số giờ công của từng nhân viên: Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào.
2.2 2 mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Fastdo cung cấp 2 mẫu bảng chấm công và link tham khảo hướng dẫn.
2.3 Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Fastdo cung cấp các biểu mẫu OKRs, bao gồm quy trình áp dụng, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… để bạn tham khảo.
2.3.1 Ưu điểm:
- Tạo bảng chấm công theo giờ trên Excel nhanh chóng vì Excel đã có sẵn các bảng tính và bạn chỉ cần điền thông tin vào mà không cần tạo bảng mới.
- Sử dụng các công thức có sẵn trên Excel để tính tổng số giờ công của từng nhân viên.
- Excel là một phần mềm phổ biến và đã cài đặt trên hầu hết các máy tính, không mất nhiều chi phí để sử dụng.
- Có thể lưu lại bảng chấm công để làm việc sau.
2.3.2 Nhược điểm:
- Dễ gây nhầm lẫn vì bảng chấm công theo giờ trên Excel gồm rất nhiều cột và mỗi cột có định dạng riêng.
- Phức tạp trong quản lý do việc gửi báo cáo lên và mất thời gian lưu nhiều file.
- Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin trong Excel.
- Hạn chế nhiều thao tác và rà soát thông tin nhân sự.
3. Các mẫu bảng chấm công khác
Ngoài bảng chấm công theo giờ, Fastdo cung cấp thêm 2 mẫu chấm công phổ biến khác để bạn lựa chọn cho doanh nghiệp của mình.
4. 5 Phương pháp chấm công phổ biến hiện nay
Có nhiều phương pháp chấm công phổ biến hiện nay, bao gồm chấm công truyền thống, chấm công bằng thẻ từ, chấm công bằng gương mặt (Face ID), chấm công bằng vân tay và chấm công trên các ứng dụng.
5. Chấm công theo giờ trên phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo
Phần mềm chấm công fCheckin của Fastdo cho phép ghi lại lịch sử chấm công của nhân sự theo thời gian thực tế, chuẩn đến từng giây. Thông báo thời gian chấm công hợp lệ và khoảng cách chấm công phù hợp.
Hy vọng bài viết này của Fastdo sẽ giúp bạn hiểu cách lập bảng chấm công theo giờ trên Excel và tìm ra cách chấm công phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
